Makalah perencanaan dlm Manajemen

BAB I

PENDAHULUAN

      1.1    Latar belakang

                        Pada dasarnya, dalam melakukan kegiatan sehari-hari manusia tidak terlepas dengan perencanaan. Tetapi sering tidak disadari bahwa mereka telah melakukan perencanaan. Setiap orang pasti mempunyai tujuan atau suatu cita-cita dalam hidupnya. Dalam usaha mereka untuk mencapai suatu tujuannya mereka pasti mempunyai strategi atau perencanaan bagaimana mewujudkan cita-citanya atau tujuannya tersebut. Perencanaan terjadi disetiap jenis kegiatan. Seseorang jika ingin bertindak untuk melakukan sesuatu apapun pasti mereka menyusun suatu perencanaan kegiatan yang akan dilakukan untuk ke depan.

Sering kita dengar kampanye yang disampaikan oleh bupati, gubernur ataupun presiden itu adalah planning atau sebuah perencanaan yang akan mereka jalankan ketika mereka terpilih. Jadi, penulis dalam kesempatan kali ini akan membahas sedikit tentang planning atau proses perencanaan. Mengapa demikian? Karena kami berfikir bahwa pengetahuan planning itu sangat penting bagi mahasiswa. 

    1.2 Rumusan Masalah

           Dari uraian latar belakang di atas dapat ditarik beberapa rumusan masalah, yaitu:

1.  Apa pengertian perencanaan
2.  Apa saja macam-macam perencanaan            
3.  Apa saja jenis perencanaan

     1.3 Tujuan                                                                                                            
           Sesuai dengan masalah yang dihadapi maka makalah ini bertujuan untuk :
            (1) mengetahui pengertian perencanaan;
            (2) mengetahui macam-macam perencanaan;
            (3) mengetahui apa saja hambatan yang ada dalam perencanaan dan cara
                  mengatasinya

BAB II

PEMBAHASAN

      2.1 Pengertian Perencanaan

Perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan cakupan pencapaiannya. Merncanakan berarti mengupayakan penggunaan sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya lainya untuk mencapai suatu perencanaan. perencanaan dalam pengertian ini menitikberatkan kepada usaha untuk menyeleksi dan menghubungkan sesuatu dengan kepentingan masa yang akan datang serta usaha untuk mencapainya.adapaun tokoh lain mengartikan pengertian manajemen sebagai berikut:

a.) Herbert simon (1996) : perencanaan adalah sebuah proses pemecahan masalah yang bertujuan adanya solusi dalam suatu pilihan.

b.) Gordon Rowland (1993) : perencanaan bukan hanya membantu menciptakan solusi tapi juga membantu untuk lebih memahami permasalahan itu sendiri.

Perencanaan secara garis besar diartikan seagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkann rencana aktivitas kerja organisasi. Pada dasarnya yang dimaksud perencanaan yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa (what), siapa (who), kapan (when), dimana (where), mengapa (why), dan bagaimana (how). Jadi perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan, kebijaksanaan-kebijaksanaan serta programprogram yang dilakukan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan berjalan. Rencana dapat berupa rencana informal atau secara formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal adalah merupakan bersama anggota korporasi, artinya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ami guitar dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

Dalam sebuah perencanaan terdapat unsur-unsur perencanaan. Perencanaan yang baik harus dapat menjawab enam pertanyaan yang disebut sebagai unsurunsur perencanaan. Unsur pertama adalah tindakan apa yang harus dikerjakan, kedua ada sebabnya rindakan tersebut harus dilakukan, ketiga dimana tindakan tersebut dilakukan, keempat kapa tindakan tersebut dilakukan, kelima siapa yang akan melakukan tindakan tersebut, dan yang terakhir bagaimana cara melaksanakan tindakan tersebut.

Dalam sebuah perencanaan juga perlu memperhatikan sifat rencana yang baik. Sifat rencana yang baik yakni :

1.      Pemakaian kata-kata yang sederhana dan jelas dalam arti mudah dipahami oleh yang menerima     sehingga penafsiran ang berbeda-berbeda dapat ditiadakan.

2.      Fleksibel, suatu rencana harus dapat menyesuaikan dengan keadaan yang seebenarnya bila ada perubahan maka tidak semua rencana dirubah dimungkinkan diadakan peneysuaian-penyesuaian saja. Sifatnya tidak kaku harus begini dan begitu walaupun keadaan lain dari yang direncanakan.

3.      Stabilitas, tidak perlu setiap kali rencana mengalami perubahan jadi harus dijaga stabilitasnya setiap harus ada dalam pertimbangan.

4.       Ada dalam perimbangan berarti bahwa pemberian waktu dan faktor-faktor produksi kepada siapa tujuan organisasi seimbang dengan kebutuhan.

5.      Meliputi seluruh tindakan yang dibutuhkan, jadi meliputi fungsi-fungsi yang ada dalam organisasi.

     2.1.1 Proses Perencanaan

Sebelum para manajer dapat mengorganisasi, memimpin, atau mengendalikan, terlebih dahulu mereka harus membuat rencana yang memberikan arah pada setiap kegiatan organisasi. Pada tahap perencanaan para manajer menentukan apa yang akan dikerjakan, kapan akan mengerjakan, bagaimana mengerjakannya, dan siapa yang akan mengerjakannya.

Kebutuhan akan perencanaan ada pada semua tingkatan manajemen dan semakin mengingkat pada tingkatan manajemen yang lebih tinggi, dimana perencanaan itu mempunyai kemungkinan dampak yang paling besar pada keberhasilan organisasi. Pada tingkatan top manajer pada umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanannya jauh ke masa depan dan pada strategi-strategi dari seluruh organisasi. Manajer pada tingkatan yang lebih rendah merencanakan terutama untuk subunit mereka sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.

Terdapat pula beberapa variasi dalam tanggung jawab perencanaan yang tergantung pada ukuran dan tujuan organisasi dan pada fungsi atau kegiatan khusus manajer. Organisasi yang besar dan berskala internasional lebih menaruh perhatian pada perencanaan jangka panjang daripada perusahaan lokal. Akan tetapi pada umumnya organisasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara perencanaan jangka panjang maupun perencnaan jangka pendek. Karena itu penting bagi para mnajer untuk mengerti peranan perencanaan secara keseluruhan.

Menurut T. Hani Handoko (1999) kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap sebagai berikut :

1.      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

2.      Merumuskan keadaan saat ini

3.      Mengidentifikasikan segala kemudhan dan hambatan

4.      Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

      2.1.2 Alasan Perlunya Perencanaan

Salah satu maksud dibuat perencanaan adalah melihat program-program yang dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapain tujuantujuan di waktu yang akan datang, sehingga dapat meningkatkan pengambilan keputusn yang lebih baik. Oleh karena itu, perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, sehingga manajemen tidak hanya bereaksi terhadap lingkungannya, tapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

Ada dua alasan dasar perlunya perencanaan :

          1. Untuk mencapai “protective benefits” yang dihasilkan dari pengurangan
     kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

         2. Untuk mencapai “positive benefits” dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian
      tujuan organisasi.

Beberapa manfaat perencanaan adalah :

1.  Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahanperubahan
         lingkungan

2.  Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

3.  Membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat

4.  Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

5.  Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

6.  Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

7.  Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

8.  Menghemat waktu, usaha, dan dana

Beberapa kelemahan perencanaan adalah :

1. Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi
     nyata

2. Perencanaan cenderung menunda kegiatan

3. Perencanaan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk berinisiatif dan berinovasi

          4. Kadang-kadang hasil yang paling baik didapatkan oleh penanganan setiap masalah pada
     saat masalah tersebut terjadi

5. Ada beberapa rencana yang diikuti caracara yang tidak konsisten

     2.1.3 Hubungan Perencanaan dengan Fungsi Lain

Perencanaan adalah fungsi yang paling dasar dari fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan dan fungsi-fungsi serta kegiatan manajerial lainnya adalah saling berhubungan saling tergantung dan berinteraksi.

Pengoranisasian (organizing) adalah perencanaan untuk menunjukkan car dan perkiraan bagaimana mengoranisasikan sumber daya-sumber daya orgnisasi untuk mencapai efektivitas paling tinggi.

Pengarahan (directing) adalah perencanaan untuk menentukan kombinasi paling baik dari sumber daya-sumber daya yang diperlukan untuk mengarahkan, mempengaruhi dan memotivasi karyawan.

Pengawasan (controlling) adalah perencanaan dan pengawasan yang saling berhubungan erat. Pengawasan bertindak sebagai kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.

      2.2 Tujuan perencanaan

 Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan empat tujuan perencanaan:

a.  Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan non manajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerjasama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanparencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

b.       Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

c.        Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yangterarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapatmengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensidalam perusahaan.

d.       Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yangdigunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah prosesmembandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana,manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubunganantara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

Perencanaan  juga bertujuan untuk:

1. Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya. 
2. Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.
3. Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.
4. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.
5. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu.
6. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.
7. Menyerasikan dan memadukan bebera pa subkegiatan.
8. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.
9. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

 MANFAAT PERENCANAAN
1. Standar pelaksanaan dan pengawasan
2. Pemilihan berbagai alternative terbaik
3. Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan
4. Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi
5. Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan
6. Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan,
7. Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

     2.3 Prinsip – Prinsip Perencanaan

Planning yang efektif didasarkan pada fakta dan informasi, bukan atas dasar emosi ataukeinginan. Fakta-fakta yang relevan dengan situasi yang sedang dihadapi berhubungan eratdengan pengalaman dan pengetahuan seorang manajer. Dibutuhkan cara berfikir yang berefleksi; juga dapat dibantu oleh imaginasi dan forecast. Selanjutnya Harold Koontz danCyril O'Donnell[10] dalam buku principles of management mengemukakan prinsip-prinsip planning sebagai berikut :

a.   Prinsip membantu tercapainya tujuan (principle of contribution to objective). Setiap perencanaan dan segala perubahannya harus ditunjukkan kepada pencapaian tujuan.

b.   Prinsip pengutamaan perencanaan (principle of primacy of planning). Perencanaanmerupakan keperluan utama daripada manajer, fungsi lainnya adalah organizing,staffing, directing, dan control. Seorang manajer tidak akan dapat melaksanakanfungsi-fungsi manajemen lainnya tanpa mengetahui tujuan dan pedoman dalammelaksanakan kebijaksanaan.

c.   Prinsip pemerataan perencanaan (principle of pervasiveness of planning).Walaupun fungsi manajemen itu sama pentingnya baik dalam ketentuan maupun pelaksanaannya, tetapi harus diingat bahwa prinsip pemerataan perencanaanmemegang peranan penting, mengingat manajer dalam tingkat tinggi banyak mengerjakan perencanaan dan bertanggungjawab atas berhasilnya rencana tersebut.Tidak pernah ada seorang manajer yang tidak mengerjakan perencanaan

     2.3.1 Hambatan dalam Penetapan dan Tujuan dan Perencanan

a. Tujuan yang Tidak Tepat

Tujuan yang tidak tepat mempunyai banyak bentuk. Membayar deviden yang besar kepada pemegang saham mungkin tidak jika dananya didapatkan dengan mengorbankan penelitian dan pengembangan tujuan mungkin juga tidak tepat jika tujuan tersebut tidak dapat dicapai. Jika Kmart menetapkan tujuan untuk memperoleh lebih bayak pendapatan dibanding Wal-Mart tahun depan, karyawan perusahaan mungkin. Tujuan juga tidak tepat jika tujuan itu menepatkan terlalu banyak penekanan pada ukuran kuantitatif maupun kalitatif dari keberhasilan.

b. Sistem Penghargaan yang Tidak Tepat

Dalam beberapa lingkungan, sistem penghargaan yang tidak tepat merupakan hambatan dalam penetapan tujuan dan perencanaan.

c. Lingkungan yang Dinamis dan Kompleks

Sifat dari suatu lingkungan organisasi juga merupakan hambatan bagi penetapan tujuan dan perencanaan yang efektif. Perubahan yang cepat, inovasi teknologi, dan persaingan yang ketat juga dapat meningkatkan kesulitan bagi suatu organisasi untuk secara akurat mengukur kesempatan dan ancaman di masa mendatang.

d. Keengganan untuk Menetapkan Tujuan

          Hambatan lain terhadap perencanaan yang efektif adalah tujuan bagi mereka sendiri dan untuk unit-unit yang merupakan tanggung jawab mereka. Alasan untuk ini mungkin adalah kurangnya rasa percaya diri atau takut akan kegagalan. Jika seorang manajer menetapkan suatu tujuan spesifik, ringkas, dan berhubungan dengan waktu, maka apakah ia mencapai atau tidak mencapai tujuan tersebut akan tampak nyata. Manajer yang secara sadar atau tidak sadar berusaha untuk menghindari tingkat tanggung jawab ini lebih mungkin untuk menghindari usaha perencanaan organisasi. Pfizer, suatu perusahaan farmasi besar, mengalami masalah karena manajernya tidak menetapkan tujuan untuk penelitian dan pengembangan. Sebagai akibatnya, organisasi tersebut jauh tertinggal di belakang karena manajer tidak memiliki cara untuk mengetahui seberapa efektif usaha penelitian dan pengembangan mereka sebenarnya.

e. Penolakan terhadap Perubahan

Hambatan lain dalam menetapkan tujuan dan perencanaan adalah penolakan terhadap perubahan. Perencanaan pada intinya terkait dengan perubahan sesuatu dalam organisasi. Avon Products hampir membuat dirinya sendiri bangkrut beberapa tahun yang lalu karena perusahaan bersikeras melanjutkan kebijakan pembayaran deviden yang besar kepada para pemegang sahamnya. Ketika laba mulai turun, manajer menolak memotong deviden dan mulai melakukan pinjaman untuk membayar deviden tersebut. Hutang perusahaan meningkat dari $3 juta menjadi $1,1 miliar dalam waktu delapan tahun. Pada akhirnya, manajer terpaksa menyelesaikan masalah dan memotong deviden.

f. Keterbatasan

Keterbatasan (constraints) yang membatasi apa yang dapat dilakukan organisasi merupakan hambatan utama yang lain.

    2.4 Jenis-Jenis Perencanaan

Ada beberapa macam perencanaan yang ditinjau dari beberapa segi,yaitu:

A. Jenis perencanaan menurut prosesnya :

(1) Policy Planning, suatu rencana yang memuat kebiajkankebijakansaja, tentang garis besar atau pokok dan bersifatumum. Mengenai apa dan bagaimana melaksanakan kebijakanitu tidak dirumuskan. Contohnya ada pada GBHN.

(2) Program Planning, merupakan perincian dan penjelasandaripada policy planning. Dalam perencanaan ini biasanyamemuat, hal-hal berikut:(a) Ikhtisar tugas-tugas yang harus dikerjakan(b) Sumber-sumber dan bahan-bahan yang dapat digunakan(c) Biaya, personalia, situasi dan kondisi pekerjaan(d) Prosedur kerja yang harus dipatuhi(e) Struktur organisasi yang harus dipenuhi

(3) Operational Planning (perencanaan kerja), yakni suatuperencanaan yang memuat hal- hal yang bersifat teknis seperticara-cara pelaksanaan tugas agar berhasil mencapai tujuanyang lebih tinggi. Hal-hal yang seringkali dimuat dalamperencanaan ini adalah: Analisa daripada program perencanaan(a) Penetapan prosedur kerja(b) Metode-metode kerja(c) Tenaga-tenaga pelaksana(d) Waktu, dan sebagainya

B. Jenis perencanaan menurut jangka waktunya :

(1) Long Range Planning, yaitu perencanaan jangka panjang yangdalam pelaksanaannya membutuhkan waktu lebih dari tigatahun

(2) Intermediate Planning, yaitu perencanaan jangka menengahyang waktu pelaksanaanya membutuhkan waktu antara 1hingga tiga tahun

(3) Short Range Planning, yaitu perencanaan jangka pendek yangpelaksanaannya membutuhkan waktu kurang dari 1 tahun

C. Jenis perencanaan menurut wilayah pelaksanaannya :

(1) National Planning, yakni rencana yang diperuntukkan bagiseluruh wilayah Negara

(2) Regional Planning, yakni rencana untuk suatu daerah

(3) Local Planning, yakni rencana untuk suatu daerah yang sangatterbatas.

D. Jenis perencanaan menurut penggunaannya :

(1) Single Use Planning, yaitu suatu perencanaan hanya untuksekali pakai saja. Dalam artian jika rencana tersebut telahtercapai, maka tidak akan digunakan lagi

(2) Repeats Planning, yaitu perencanaan yang dipakai secaraberulang-ulang, walaupun sudah dilaksanakan berkali-kali

E. Jenis perencanaan dilihat dari segi luasnya usaha kegiatan :

1. General Planning, suatu rencana yang dibuat secara garis besardan menyeluruh untuk kegiatan kerja sama yang lebih luas.Misalnya rencana Kepala Bidang Kanwil untuk satu tahunpelajaran

2. Special (Concentrated) Planning, suatu rencana mengenai keegiatan khusus, misalnya perencanaan yang dilakukan olehkepala sekolah untuk mengatasi kesulitan belajar dikelas IPS.

Perencanaan telah diterapkan pada semua jenis kegiatan dan sesungguhnya terdapat berbagai jenis perencanaan. Beberapa rencana meliputi: kegiatan yang sangat luas, sedangkan ada juga yang meliputi kegiatan terbatas saja, ada yang semata-mata meliputi pertimbangan operasional, sedangkan yang lain menitikberatkan pada pelaksanaan, biaya,kualitas atau unsur-unsur penting lainnya.

Menurut G.R. Terry bahwa jenis rencana dapat di klasifikasikan menjadi:
a. Rencana Pengembangan

b. Rencana Pemakai

c. Rencana Anggota-Anggota Manajemen

Klasifikasi dari rencana-rencana tersebut adalah sesuai dengan waktu yang di liput oleh rencana-rencana yang bersangkutan. Dengan demikian terdapat rencana-rencana dilihat dari segi waktu jangka panjang (meliputi waktu lima tahun atau lebih) dan rencana jangka pendek (meliputi waktu dua tahun atau kurang). Rencana-rencana yang meliputi waktu tiga hingga limatahun kadang-kadang dianggap berjangka pendek atau juga dianggap jangka panjang, tergantung dari organisasi yang bersangkutan, ada juga menyatakan rencana-rencana seperti adalah berjangka sedang, tetapi tidak begitu umum disebut demikian. G.R. Terry lebih condong memakai periode waktu membenarkan pengeluaran-pengeluaran seperti  ditetapkan di dalam rencana yang bersangkutan.Artinya, mereka menginginkan agar rencana mencakup waktu yang diperlukan untuk menutup komitmen pengeluaran mereka. Hal tersebut sering dinyatakan sebagai Recovery Cost. Menerima konsepsi komitmen tersebut berarti bahwa yang direncanakan itu selalu berbeda,tergantung dari hal-hal tersebut di atas dan keyakinan dari para top manajer. Jenis-jenis rencana lainnya ialah rencana orientasi dan rencana operasional.Rencana-rencana tersebut dapat berupa rencana jangka pendekdan rencana jangka panjang.Rencana orientasi berusaha untuk memperjelas sasaran-sasaran perusahaan yang masih aktuil, kegiatannya, kemampuan, personil dan hubungannya dengan para langganan. Dengan latar belakang rencana rencana seperti itu, dapat dibuat proyeksi tentang hal-hal yang diharapkan akan terjadi. Sebaliknya, rencana-rencana tersebut dapat memberi evaluasi kepada para manajer tentang situasi, rencana. Rencana-rencana operasional meliputi kegiatan-kegiatan yang segera akan dilaksanakan. Ia dapat menjawab siapa yang akan melaksanakan apa mengaktifkan sumber-sumber fisik. yakni fasilitas, bahan dan personil,merupakan hal-hal yang dicakup oleh rencana tersebut.

2.5  Tipe-Tipe Perencanaan

Perencanaan dan rencana dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara yang berbeda. Meskipun proses dasar perencanaan adalah sama bagi setiap menejer, dalam praktek perencanaan dalam mengambil berbagai bentuk. Ini disebabkan beberapa alasan. Pertama, perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi, dimana pendekatan perencanaan yang digunakan berbeda pula. Kedua, bahkan dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda. Ketiga, manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.

 Ada lima dasar yang digunakan dalam mengklasifikasikan perencanaan, yaitu:

1.      Bidang fungsional : Mencakup rencana produksi, pemasaran, keuangan, dan personalia.  Setiap faktor memerlukan tipe perencanaan yang berbeda. Misalnya: rencana produksi meliputi perencanaan kebutuhan bahan,scheduling atau penjadwalan produksi, jadwal pemeliharaan mesin, dan sebagainya.

2.      Tingkatan organisasional : termasuk keseluruhan organisasi atau satuan-satuan kerja organisasi. Teknik-teknik dan isi perencanaan berbeda untuk tingkatan yang berbeda pula. Perencanaan organisasi keseluruhan akan lebih kompleks daripada rencana kerja organisasi.

3.      Karakteristik (sifat) rencana : meliputi faktor-faktor kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif. Misalnya : rencana pengembangan produk biasanya bersifat rahasia, rencana produksi lebih bersifat kuantitatif dibanding rencana personalia.

4.      Waktu : menyangkut rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.

1.Jangka pendek < 1 tahun

2.Jangka menengah 1 – 5 tahun

3.Jangka panjang > 5 tahun  

5.      Unsur-unsur rencana: dalam wujud anggaran, program, prosedur, kebijaksanaan dan sebagainya.  Perencanaan berbagai tingkatan dan setiap tingkatan merupakan bagian dari tingkatan yang lebih tinggi.

Ada dua tipe utama rencana yaitu:

1.      Rencana-rencana strategik (strategic plans), yang dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.

2.      Rencana-rencana operasional (operational plans), penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.

Ada dua tipe rencana-rencana operasional, yaitu:

a.)   Rencana sekali pakai (single-use plans) dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah dicapai. Tipe-tipe pokok rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran.b.)

b.)    Rencana tetap (standing plans) merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang- ulang. Wujud umum rencana-rencana tetap adalah kebijaksanaan, program dan aturan.

     2.6  Langkah-langkah perencanaan

Perencanaan membutuhkan pemkiran yang mendalam dengan pemikiran yang mendalamakan membantu proses perencanaan yang akan buat. Pemikiran tersebut dilandasi dengan keikhlasan dan keinginan untuk merencanakan suatu sebuah perencanaan bersama. Lebih dari dalam proses perencanaan hendaknya memperhatikan pendapat dan aspirasi bersama, Islam menurut Asnawir dalam bukunya Manajemen Pendidikan, paling tidak dalam menyusun perencanaan pendidikan, termasuk perencanaan pendidikan Islam, perlu memperhatikan empat unsure:

·         Pertama tujuan hendaknya jelas, yang tercakup perumusan sasaran untuk mencarisolusi dari problem yang ada.

·         Kedua, menetapkan teknik pengumpulan dan pengolahan data.

·         Ketiga, berorentasi ke masa depan yang bersifat prediksi. Keempat, adanya kegiatan yang tersusun, terangkai untuk mencapai tujuan.

·         Keempat unsur tersebut hendaknya menjadi perhatian bagi manajer sebelum menyusun perencanaan. Hal ini perlu karena berhubungan dengan kualitas, efektifitas dan efesiensi dalam isi kebijakan yang tersusun dalam perencanaan.

Langkah-langkah perecanaan diantaranya:

a.          Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat diformulir tanpa ditetapkanterlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh.

b.         Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan.

c.        Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarnya biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.

d.       Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyaikelemahan-kelemahan.

     2.6.1 Kerangka Waktu Perencanaan

1.      Rencana Jangka Panjang

Suatu rencana jangka panjang (long-range plan) meliputi banyak tahun, mungkin bahkan beberapa dekade.

2.      Rencana jangka Menengah

Suatu rencana yang agak bersifat sementara dan lebih mudah berubah dibanding rencana jangka panjang. Rencana jangka menengah biasanya meliputi periode satu hingga lima tahun dan terutama penting bagi manajer menengah dan manajer lini.

3.      Rencana jangka Pendek

Seorang manajer juga mengembangkan suatu rencana jangka pendek, yang memiliki kerangka waktu satu tahun atau kurang. Rencana jangka pendek (short-range plan) sangat mempengaruhi aktivitas seharihari manajer.

Menurut Louis A.Allen(1963), perencanaan terdiri atas aktivitas yang dioperasikan oleh seorang manajer untuk berfikir kedepan dan mengambil keputusan saat ini, yang memungkinkan untuk mendahului serta menghadapi tantangan pada waktub yang akan datang. Berikut ini aktivitas tersebut.

1.      Prakiraan (forecasting) merupakan suatu usaha yang sistematis untuk memperkirakan waktu yang akan datang dengan penarikan kesimpulan atas fakta yang telah diketahui.

2.      Penetapan Tujuan (estabilishing objective) merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan.

3.      Pemograman(pr0graming) adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud untuk menetapkan:

langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan.

Unit dan anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah

Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah

4.      Penjadwalan (scheduling) adalah penetapan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.

5.      Penganggaran (budgeting) merupakan suatu aktivitas untuk membuat pernyataan tentang sumber daya keuangan(funansial recoures) yang disediakan untuk aktivitas dan waktu tertentu.

6.      Pengembangan Prosedur(developing procedure) adalah suatu aktivitas menormalisasikan cara  teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan.

7.      Penetapan dan interpretasi kebijakan(establishing and interpreting policies) adalah suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan kondisi mana manajer dan bawahannya akan berkerja. Suatu kebijakan adalah suatu keputusan yang senantiasa berlaku untuk permasalahan yang timbul berulang demi suatu organisasi.

   2.6.2 Unsur – Unsur Perencanaan

Unsur - unsur dari perencanaan : hasil akhir karena hasil akhir merupakan tujuan atausasaran yang akan dicapai dalam suatu perencanaan ,Alat - alat sebagai pemilihan dari kebjaksanaan strategis prosedur dan prakteknya,Sumber mencakup kwantitas mendapatkandan mengalokasiakan bermacam macam sumber antara lain tenaga kerja keuangan, Pelaksanaan, Pengawasan.

BAB III

PENUTUP

 3.1  Kesimpulan

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis, bukan hanya pada intuisi 8 dugaan.

Dalam perencanaan terdiri dari macam-macam perencanaan, yaitu perencanaan organisasi dan perencanaan kontijensi. Perencanaan organisasi terbagi menjadi 3 yaitu perencanaan strategis, taktis dan operasional. Adapun kerangka waktu dala perencanaan organisasi yaitu sebagai berikut : rencana jangka panjang, jangkah menengah, dan jangka pendek.

Suatu perencanaan juga terdapat berbagai hambatan dalam penetapan tujuan. Hambatan tersebut antara lain tujuan yang tidak tepat, sistem penghargaan yang tidak tepat, penolakan terhadap perubahan dan keterbatasan.

DAFTAR PUSTAKA

 Griffin. 2003. Pengantar Manajemen. Penerbit Erlangga - Jakarta

 Handoko, T. Hani. 1999. Manajemen. BPFE – Yogyakarta

 Siswanto , bedjo,.2005.Pengantar  Manajemen. Bumi Aksara. Jakarta

 Stoner, James A.F. 1996. Manajemen (Terjemahan). Penerbit Erlangga – Jakarta

Sumber: http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2077093-tujuan-                  
perencanaan-dan-manfaat-perencanaan/#ixzz2N2OgH9Dq